e-Fatura, e-Arşiv Fatura Saklama Zorunluluğu Nedir?

e Fatura, eArşiv Fatura saklama zorunluluğu kapsamında eLogo Özel Entegratörlük hizmet ile tüm e-Belgeleriniz 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanır.

GİB Portalde bulunan arşiv bölümü yalnızca gelen ve gönderilen faturaların posta kutusunda ve gönderilenler kutusunda yer alan faturalar ile karıştırılmaması için ayrıştırılmıştır. Bu ekrandaki faturaların ve yanıtların kullanıcı tarafından kendi bilgisayarlarına indirilerek, bünyelerinde veya saklama hizmeti veren kuruluşlar tarafından muhafaza edilmesi istenmesi durumunda da ibraz edilmesi gerekmektedir. eLogo Özel Entegratörlük hizmet kapsamında tüm e-Belgeleriniz 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanır.

Vergi Usul Kanunu‘na göre saklama zorunluluğu e-Faturanın düzenlendiği ya da alındığı yılı takip eden beş (5) yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından ise on (10) yıldır.

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri, gerekse adlarına düzenlenen faturaları, kanuni süreler içinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

GİB Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon yöntemlerinde e-Faturaları saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. e-Faturaların saklanmasında önemli olan faturanın geçerli hali olan XML belgesidir. Ayrıca faturaya ait zarf numarasının bilinmesi olası bir anlaşmazlık durumunda araştırmaya kolaylık sağlayacağından saklanabilir. Tüm bunlar haricinde faturayı nasıl saklayacağınıza GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)  karışmamaktadır.

GİB Portalde arşivleme yaptığınız zaman arşivlediğiniz faturaları “indir” seçeneği ile bilgisayarınıza indirip saklamanız gerekmektedir.

Portalde arşive alıp bilgisayarınıza indirmediğiniz faturaların saklanma sorumluluğu Gelir İdaresi Başkanlığına ait değildir. Başkanlık e-Faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmez. Herhangi bir sorunla karşılaşmamak için faturalarınızı kendi bilgisayarınıza indirip yedekleme/saklama yapmanız gerekmektedir.

E-Faturanın pdf hali, kağıt çıktısı, e-posta ile gönderilmesi, “Aslı Gibidir” yazılması vs. geçersizdir. Geçerli hali GİB üzerinden başarıyla geçmiş XML‘idir. Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir. zip‘ten çıkarıp çıkarmamak sizin tercihinizdir ancak önemli olan fatura XML‘i ve bu XML‘i istendiğinde ibraz edebilmenizdir.

Ayrıca e-arşiv fatura mükellefleri aşağıdaki noktalara da dikkat etmelidir;

• e-Arşiv fatura mükellefleri, oluşturduğu e-arşiv faturalarını ikinci nüsha olarak dijital ortamda saklama ve gerektiği takdirde ibraz etme yükümlülüğü bulunmaktadır.
• e-Arşiv sistemini, kendi sistemlerine entegre ederek kullanan mükelleflerin, ikinci nüsha e-arşiv faturalarını mali mühür veya Nitelikli Elektronik Sertifika ile onaylayarak saklamaları gerekmektedir.
• Özel entegratör aracılığı ile e-arşiv sistemini kullanan mükellefler, ikinci nüsha e-arşiv faturalarını mali mühür, Nitelikli Elektronik Sertifika veya özel entegratöre ait mali mühür ile onaylayarak saklamaları gerekmektedir.
• Mükelleflerin muhafaza ettiği ikinci nüsha e-arşiv faturalar, alıcısına gönderilen ilk nüsha ile aynı içerikte ve görüntüde basılabilecek bir şekilde muhafaza edilmelidir.